Die Beschaffung einer Justiz-Fachanwendung ist kein Verwaltungsakt. Sie ist eine strategische Weichenstellung. Die gute Nachricht zuerst: Es gibt kein Verfahren, das immer das richtige ist. Es gibt nur das Verfahren, das zu Ihrer Ausgangslage passt. Welches das ist, kann über sieben Dimensionen näher angeschaut werden.
In diesem Blogartikel erfahren Sie:
- warum es bei der Beschaffung von Fachanwendungen kein Einheitsrezept gibt,
- welche sieben Dimensionen jedes Beschaffungsdesign prägen,
- wie vier beispielhafte Verfahrensprofile aussehen und was sie jeweils besonders macht,
- und wie Sie mit unserem Selbst-Test in wenigen Minuten Ihr eigenes Profil bestimmen.
Beschaffung ist erfolgskritische Komponente, nicht administrative Hürde
In vielen Behörden gilt die Beschaffung als notwendige Hürde auf dem Weg zur neuen Software. Ein formaler Schritt, den man möglichst schnell hinter sich bringt. Diese Sicht greift zu kurz. Die Wahl des Verfahrens entscheidet mit darüber, wie schnell Sie ans Ziel kommen, wie viel internes Engagement nötig ist, wie stark der Markt mitspielt und wie tragfähig die spätere Zusammenarbeit mit dem Anbieter wird. Wer das Verfahren bewusst wählt, beeinflusst das spätere Projekt wesentlich. Natürlich ist eine gute Beschaffung kein Garant für ein erfolgreiches Projekt, ohne diese stehen viele Zeichen aber bereits beim Start auf «rot».
Aus zahlreichen Gesprächen mit Behörden des Rechtssystems wissen wir: Die spannende Frage ist nicht „Welches Verfahren ist das beste?“, sondern „Welches Profil passt zu unserer Ausgangslage?“. Genau dafür haben wir ein einfaches Raster entwickelt.
Welche Dimensionen prägen jedes Beschaffungsdesign?
Legt man reale Beschaffungen auf dieses Raster, zeichnet sich ab, dass es keine "eierlegende Wollmilchsau" gibt. Bei einer freihändigen Vergabe spielt kein Marktwettbewerb und mit sehr wenig Aufwand gibt es meistens auch zögerliche Eingaben von Lieferanten:
Vier beispielhafte Beschaffungsprofile, dargestellt über die sieben Dimensionen (Skala 1–5, Skalenwerte vgl. oben).
Hinweis: Das Einladungsverfahren kann bei einer Beschaffung dieser Grössenordnung nicht angewendet werden, weshalb es hier nicht betrachtet wird.
Das schlanke Profil: die freihändige Vergabe
Dieses Profil orientiert sich an der kurzen Dauer, dem geringen interner Aufwand, kaum Marktwettbewerb. Es entsteht typischerweise, wenn eine bestehende Lösung verlängert wird oder technische Austauschbarkeit gegeben ist. Was es besonders macht: Tempo und Investitionsschutz. In Monaten statt Jahren kann weitergearbeitet werden. Der Preis dafür ist eine hohe Begründungslast (Art. 21 BöB), fehlender Marktdruck bei den verhandelten Konditionen und ein mittel- bis langfristiges Risiko der Lieferantenabhängigkeit.
Das wettbewerbsorientierte Profil: offenes Verfahren
Hier verschiebt sich das Gewicht in Richtung Markt und Inhalt: mehr Anbieter, klar dokumentierte Anforderungen, früh verankerte Sicherheitsvorgaben. Was es besonders macht: Vergleichbarkeit auf Papiereingaben und vergaberechtliche Robustheit bei niedrigem Beschwerderisiko. Der Preis ist die Spezifikationslast: was nicht im Pflichtenheft steht, kommt nicht ins Angebot und entsprechend wenig Spielraum für gemeinsame Innovation. Dieses Profil passt, wenn die Leistung gut beschreibbar und der Markt reif ist (bspw. wenn es mehrere Produkte gibt, welche die Anforderungen abdecken können).
Das dialogorientierte Profil: selektives Verfahren
Der Bedarf wird bewusst nicht vorab komplett fixiert, sondern gemeinsam mit qualifizierten Anbietern geschärft. Was es besonders macht: der Austausch mit den Lieferanten zu wesentlichen Themen stärkt die Sicherheit darüber, ob die künftige Zusammenarbeit funktioniert und festigt damit die Entscheidungsfähigkeit der beschaffenden Behörde. Der Preis ist ein hoher Fach- und Moderationsaufwand, denn Dialog ist ausdrücklich kein Verhandeln. Dieses Profil passt bei komplexen Vorhaben, wenn Digitalisierung nicht vorab geplant werden kann und Innovation in der späteren Zusammenarbeit Platz haben soll. Ob die Beschaffung mit einem Werkvertrag oder einer agilen Vertragsgrundlage ausgestattet ist differenziert das Profil weiter.
Es gibt kein „bestes“ Profil — nur ein passendes
Die vier Profile zeigen es deutlich: Jede Linie ist eine Kette bewusster Abwägungen. Tempo gegen Marktbreite. Planbarkeit gegen Marktintelligenz. Liefersicherheit gegen Anpassungsfähigkeit. Wer ein Profil isoliert betrachtet, sieht nur Stärken oder nur Schwächen. Wer die Trade-offs versteht, kann das Verfahren wählen, das zur eigenen Ausgangslage passt und es gegenüber Vorgesetzten und Aufsicht begründen.
Wie sieht ihr Beschaffungs-Profil aus? Machen Sie den Selbst-Test
Sieben Fragen, rund drei Minuten: Schätzen Sie jede Dimension auf einer Skala von 1 bis 5 ein und sehen Sie sofort, wie Ihr eigenes Profil aussieht und welchem der vier Muster es nahekommt. Natürlich dient dieser Selbst-Test nur einer groben Orientierung.
Zum Selbst-Test: lemma-consulting.ch
Fazit: Erst das Beschaffungsdesign mit einem Profil festlegen, dann das Verfahren wählen
Die Verfahrenswahl wirkt im Rückblick oft alternativlos, dabei ist sie eine der wirkungsvollsten strategischen Entscheidungen im ganzen Vorhaben. Wer die sieben Dimensionen kennt und das eigene Profil bestimmt, trifft diese Entscheidung bewusst und kann sie auch intern gegenüber den Anspruchsstellen begründen (bspw. interne Beschaffungsstelle). Das legt das Fundament für eine Beschaffung, die zur Organisation passt und in der Projektierung die gewünschten Effekte bringt: Der Fokus soll auf der späteren Lösung liegen und die Fachbereiche sollen bereits zu Beginn eingebunden sein statt ein "beschwerdefreies, kurzes Beschaffungsverfahren" durchzuführen. Ich möchte dies noch einmal betonen: Natürlich ist eine gute Beschaffung kein Garant für ein erfolgreiches Projekt, ohne diese stehen viele Zeichen aber bereits beim Start auf «rot».
Und jetzt? Diskutieren Sie mit uns
• Vor welcher Beschaffung steht Ihre Behörde aktuell?
• Welches der vier Profile entspricht Ihrer Ausgangslage am ehesten?
• Wo gehen Sie bewusst einen Trade-off ein — und wo fällt die Entscheidung schwer?
Bei Interesse melden Sie sich einfach bei uns — wir freuen uns auf den Austausch. Diskutieren Sie mit uns auf LinkedIn oder schreiben Sie uns direkt an hallo@lemma-consulting.ch.
Quellen & Grundlagen
• Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB), insb. Art. 21 (freihändiges Verfahren).
• TRIAS — Wahl und Ablauf des Beschaffungsverfahrens; Faktenblatt Dialog (Art. 24 BöB/IVöB).
• agile.agreement — Beschaffen mit dem Dialog (agile Vertragsgestaltung).
• NCSC / Informationssicherheitsgesetz (ISG) und ISO 27001 als Sicherheitsgrundlagen.
